Pomieszczenia biurowe zaliczamy do pomieszczeń pracy stałej, czyli przeznaczonych do pobytu pracowników przez czas przekraczający 4 godziny na dobę. Określając swoje potrzeby dotyczące nowego biura, powinieneś wziąć pod uwagę przepisy prawne dotyczące pracy w pomieszczeniach. Kwestie dotyczące m.in. wielkości wymaganej powierzchni i przestrzeni przypadającej na 1 pracownika znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.). Zgodnie z zapisami rozporządzenia, powierzchnia i wysokość pomieszczeń powinny zapewniać bezpieczeństwo i higienę pracy, przy uwzględnieniu rodzaju wykonywanej pracy, stosowanych technologii oraz czasu przebywania pracowników w pomieszczeniach. Oznacza to, że np. w pomieszczeniach biurowych musisz zapewnić pracownikom dostęp do naturalnego światła, wspomaganego jedynie sztucznym światłem. Dodatkowo pomieszczenia pracy muszą być ogrzewane i wentylowane, a także zabezpieczone przed wilgocią, nadmiernym nagrzewaniem, drganiami, hałasem i innymi czynnikami szkodliwymi dla zdrowia.

Oblicz powierzchnię i objętość biurek

Przy określaniu swoich wymagań metrażowych dla poszukiwanego biura, kieruj się nie tylko intuicją, ale też wymogami określonymi przez ministra w rozporządzeniu. Pomocnymi narzędziami przy tym mogą okazać się metrówka i arkusz kalkulacyjny. Przepisy mówią, że na każdego pracownika zatrudnionego w pokoju biurowym powinno przypadać co najmniej 13 m3  wolnej objętości tego pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Jako wolną powierzchnię podłogi uważa się powierzchnię niezajętą przez regały, biurka, urządzenia techniczne, sprzęty itp. Analogicznie jest z “wolną objętością pomieszczenia”.

Jeśli więc chcesz być w zgodzie z literą prawą i z uśmiechem witać w swoim biurze kontrolę z Państwowej Inspekcji Pracy, powinieneś zmierzyć i zsumować powierzchnię i objętość, jaką zajmują wspomniane meble i sprzęty. Następnie powinieneś policzyć, ile wolnej powierzchni podłogi i wolnej objętości pomieszczenia musisz zachować dla swoich pracowników, po odjęciu powierzchni i objętości mebli.

Z klimatyzacją może być niżej

Zgodnie z rozporządzeniem, wysokość pomieszczeń powinna wynosić co najmniej 3 m, choć są od tego odstępstwa. Jeśli pomieszczenie jest wyposażone w klimatyzację, wówczas wysokość może wynosić 2,5 m, ale pod warunkiem uzyskania zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego. Taką samą wysokość mogą mieć także pomieszczenia biurowe, jeśli w pokoju są zatrudnione nie więcej niż 4 osoby, a na każdą z nich przypada co najmniej po 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia. W określonych sytuacjach, wysokość pomieszczenia może wynosić 2,2 m. Jest to dopuszczalne w dyżurkach, portierniach, kioskach, a w pomieszczeniach biurowych taka wysokość może być zachowana np. na antresoli otwartej do większego pomieszczenia. Ustawodawca nie pozostawił również specjalnie wyboru, jeśli chodzi o wielkość ciągów komunikacyjnych w biurach, uznając że „Szerokość przejścia w biurach powinna być nie mniejsza niż  75  cm, a przy ruchu dwukierunkowym 100 cm”. Minimalna wysokość takich przejść to 200 cm.

W pomieszczeniach biurowych musi być zapewniona temperatura nie niższa niż 18°C, a także odpowiednia wentylacja lub klimatyzacja, przy czym urządzenia wentylacji powinny być tak instalowane, aby strumień powietrza nie był skierowany bezpośrednio na stanowisko pracy.